TSE Fiili Denetim İşlemleri Hk – TSE

T.C.
SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI
Türk Standartları Enstitüsü
İthalat Merkezi Başkanlığı

Sayı: E-42569461-000-166691                                                                                                                                              26.07.2024
Konu: Genel

DAĞITIM YERLERİNE

İlgi: Ankara Gümrük Müşavirleri Demeği 05.07.2024 tarihli yazı

İlgide kayıtlı yazınızla Enstitümüz tarafından gerçekleştirilen Tareks fiili denetimlerinin hızlandırılması ve mevcut denetim organizasyonunun gözden geçirilmesi konulu talebinizin iletildiği belirtilmiştir.

İlgide kayıtlı yazınız içeriğindeki hususlar yazı ekinde yer alan 13.06.2024 tarih ve 138075 sayılı yazımız ile cevaplandırılmıştır.

Bilgilerinizi rica ederim.

İlhami AKTÜRK
Genel Sekreter V.

Ek: 13.06.2024 tarih ve 138075 sayılı yazı

Dağıtım :

Ankara Gümrük Müşavirleri Derneğine
Bursa Gümrük Müşavirleri Derneğine
İstanbul Gümrük Müşavirleri Derneğine
İzmir Gümrük Müşavirleri Derneğine
Mersin Gümrük Müşavirleri Derneğine

---

T.C.
SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI
Türk Standartları Enstitüsü
İthalat Merkezi Başkanlığı

Sayı: E-42569461-000-138075
Konu: TSE Fiili Denetim işlemleri hk.

DAĞITIM YERLERİNE

İlgi: Ankara Gümrük Müşavirleri Demeği 02.04.2024 tarihli ve 0 sayılı yazı

İlgide kayıtlı yazınızla, Enstitümüz tarafından fiili denetimleri gerçekleştirilen Ürün Güvenliği Denetimi Tebliğlerine konu eşyalar ile ilgili TAREKS fiili denetimleri sırasında Gümrük Müşavirleri üyelerinizin yaşamış olduğu sorunlar belirtilerek Enstitümüz tarafından gerçekleştirilen TAREKS fiili denetimlerinin hızlandırılması ve mevcut denetim organizasyonunun gözden geçirilmesine ilişkin talebiniz iletilmektedir.

Malumunuz olduğu üzere, Ticaret Bakanlığı Ürün Güvenliği ve Denetimi Genel Müdürlüğü tarafından yayımlanan 1, 9 ve 25 sayılı ÜGD Tebliğleri kapsamındaki ürünlerin fiili denetim işlemleri Enstitümüzce gerçekleştirmekte olup yalnızca anılan Tebliğler kapsamında bulunan ve Ticaret Bakanlığının TAREKS sistemi tarafından risk analizine tabi tutularak fiili denetimi yapılmak üzere Enstitümüze yönlendirilen başvurular denetim konusu olabilmektedir. Bu anlamda, hangi ürünlerin denetlenip denetlenmeyeceğine Enstitümüzce karar verilmemekte, denetime yönlendirilmiş olan ürünler için ilgili mevzuat ve Ticaret Bakanlığı Ürün Güvenliği ve Denetimi Genel Müdürlüğünce Enstitümüze iletilen Denetim Rehberleri ve talimatları uyarınca, ülkemiz teknik düzenlemeleri ve standartları kapsamında incelemeler gerçekleştirilmektedir. Ticaret Bakanlığı, TAREKS sistemi üzerinde her türlü karar alma ve uygulama yetkisine sahip olduğundan TAREKS sisteminin risk analizi algoritmasını gerek ürün güvenliği yönüyle gerekse Bakanlıkça ulusal politikalar ve/veya denetim gereklilikleri gözeterek belirli dönemlerde değiştirip şekillendirebilmekte, bu hususta Enstitümüzün herhangi bir dahli bulunmamaktadır.

Enstitümüzce gerçekleştirilen ithalat denetimlerinin kalitesi ve etkinliğinin artırılması, daha hızlı daha yeknesak denetim gerçekleştirilmesi ve müşteri memnuniyetinin artırılması amacıyla yeni bir yapılanmaya gidilmiş ve Merkezi İnceleme Sistemine geçilmiş olup birimlerimizdeki personel üzerindeki iş yoğunluğu diğer birim personelinin de havuz sistemine eklenmesiyle eşit olarak dağıtıldığından denetim süreçlerin daha hızlı ve etkin bir şekilde yürütülmesi sağlanmış, teknik olarak ilgili Tebliğlerde uzman olan birimlerimiz sisteme dahil edilmiş, personelin uzmanlaşmasına yönelik eğitimler daha etkin gerçekleştirilmiştir. 2023 yılından itibaren ithalat denetim süreçleri kapsamında aşağıda yer alan iyileştirmelere ilişkin projeler hayata geçirilmiştir;

•     Mevcut durumda ithalatın %83’ü Marmara Bölgesinde ilerletilmektedir. Deney numunelerin %50’si Ankara Laboratuvarlarına intikal etmekteyken, yapılan iyileştirmeler ile deneylerin yerinden icra edilmesi adına Tuzla’da ihdas edilen laboratuvar alanının devreye alınmasıyla beraber Marmara Bölgesindeki numunelere ilişkin deneylerin tamamının bölge içerisinde sonuçlandırılması sağlanmış olup nakliye süresi ortadan kaldırılmıştır.

•     Anadolu Yakası İthalat Müdürlüğü Gebze Kalite Kampüsüne taşınmış, ilgili birimce alman numunelerin doğrudan Marmara Bölgesindeki Laboratuvarlara intikali sağlanmıştır.

•     İstanbul İthalat Müdürlüklerince alman deney numunelerinin PTT Kargo ile taşınması durumu yerine TSE aracı ile taşınması sağlanarak bölge içerisindeki kargo süresi ortadan kaldırılmıştır.

•     Uzmanların üzerindeki iş yoğunluğunu homojen bir şekilde dağıtmak adına TSE yazılımında revizyona gidilerek, dosyaların nicel ve nitel ağırlıklandırması yapılmış, iş yükünde dengelemeye gidilmiş ve performans artışı sağlanmıştır.

•     Başvuru süreç takibi ve uyarı sistemi ile anlık müdahale sağlanmış olup ithalat personeli performans analiz platformu oluşturulmuştur.

•     Mevcut durumda aktif olan ithalat Çağrı Merkezinin (444 0 873) yanında, dijital çağrı merkezi kapsamında e-posta ile İthalat İletişim Merkezi adı ithalatiletisim@tse.org.tr elektronik posta adresi üzerinden iletilen taleplerin ve şikayetlerin anlık takibinin yapılması ile ilgili süreç başlatılmış olup firmalara anlık hizmet verilmektedir.

•       Fiziki muayene, numune alımı ve tespit işlemlerinde tablet kullanımına geçilmiştir.

•       İzinli, görevli, raporlu uzman üzerindeki başvuruların otomatik havalesi sağlanmıştır.

•     İthalat süreçlerinde yalınlaşma adına yapılan Başvuru Kabul işleminden sonra mevcut olan Heyet Öncesi Teknik İnceleme süreci kaldırılmış olup, doğrudan Heyet sürecine geçiş ile sürelerde iyileşme sağlanmıştır.

•     İletişimin daha sağlıklı olması amacıyla firmalar tarafından başvuru özelinde dosya durumları ile ilgili başvuru içinden sınırsız mesajlaşma özelliği getirilmiştir.

•       İthalat denetimi hizmet ücretleri model bazlı hesaplama yöntemine geçilerek sadeleştirilmiştir.

•     Mali kontrol sürelerinin iyileştirilmesi amacıyla taslak fatura oluşması sağlanarak, başvurunun sonuçlanmasına müteakip fatura oluşturulması sağlanmış olup 2024 yılı Ocak ayında e-fatura sistemine geçilmiştir.

Bununla birlikte, Ticaret Bakanlığı tarafından yayımlanan ve Enstitümüz tarafından ithalat denetimleri yürütülen 1 ve 9 sayılı Ürün Güvenliği ve Denetimleri Tebliğlerine ilişkin 2024 yılı mevzuatlarına Ticaret Bakanlığınca ilave edilen yeni GTİP’ler kapsamı ürünlerin 1 Mart 2024 tarihi itibariyle TAREKS sistemine dâhil edilmesi sonucunda, yeni ürün gruplarına dair yapılan başvuruların risk analizince fiili denetimi gerçekleştirilmek üzere denetime yönlendirilmesi ile Enstitümüz tarafından yürütülen ithalat denetimlerinde yoğun bir döneme girilmiştir. Enstitümüz denetim faaliyetleri sürecinde yetkin ve tecrübeli personeli ile, TAREKS sisteminde oluşan değişimlerden kaynaklı geçici yoğunluk dönemlerinde de kurum içi imkanlarını kullanarak süreçleri yönetmiştir. Söz konusu sürece uyum sağlamak, iş ve işlemleri sağlıklı yürütülebilmek adına ilave tedbirler ivedilikle alınmış olup denetim sürecine kaynak ataması yapılarak personel sayısı üç katma çıkarılmış, kısa süreli yaşanan yoğunluk dönemi geride kalmıştır.

Bu minvalde, yazınıza konu hususlar incelendiğinde, Gümrük Müşavirleri üyelerinizin yaşamış olduğu sorunların da 01 Mart 2024 tarihi itibariyle denetime yönlendirilen yeni ürün gruplarına ilişkin yaşanan yoğunluk kaynaklı olduğu anlaşılmakta olup sorunlara ilişkin bilgilendirmelerimiz aşağıda sunulmaktadır;

1-TSE denetim süreçleri çok uzun zaman almakta ve öngörülenden çok daha uzun sürdüğü görülmektedir. 2-Onceki uygulamanızda l saat gibi bir zaman alan “Ön İnceleme ” işlemi, artık 2-3 gün gibi bir sürede tamamlanabilmektedir.

3-Heyet sonrası teknik inceleme işlemleri, minimum 10 gün ve çok daha fazla süre almaktadır.

4-Önceki uygulamada aynı gün içerisinde tamamlanabilen dekont kontrolü, onay öncesi kontrol ve Müdür onayı artık 2 gün gibi bir zaman diliminde tamamlanabilmektedir.

Yukarıda da belirtildiği üzere, 2024 yılı mevzuatlarına Ticaret Bakanlığınca ilave edilen yeni GTİP’ler kapsamı ürünlerin de 01 Mart 2024 tarihi itibariyle denetime yönlendirilmesi sebebiyle denetim süreçlerinde yaşanan yoğunluğa istinaden ilave personel görevlendirmesi yapılmış, denetim süreçlerinde gecikmelere mahal vermemek üzere anlık takip ve müdahale ile süreçler etkin şekilde yönetilmiş ve fazla çalışma ile ilgili düzenlemeler yapılmış olup yoğun dönem geride bırakılmıştır.

5-Son derece basit ve net olan birçok işlemde teknik uzmanlar tarafından Direktifler Müdürlüğünden sürekli yazılı görüş istenilmekte ve söz konusu görüşün gelmesi bir hafta 10 gün gibi bir zaman almaktadır.

Enstitümüzce gerçekleştirilen denetim sürecinde ürünlere ilişkin yönetmelikler ve/veya standartlara yönelik kapsam sorma, teknik dosya, test raporu veya diğer teknik dokümanların incelenmesi ve görüş alınması gibi hususlarda, gerektiğinde Enstitümüz uzman birimlerinden destek alınmaktadır. Bununla birlikte, ithalat denetim faaliyetlerine ilişkin iyileştirmeler kapsamında mükerrer işlemlerin önüne geçilmesi ve yeknesaklığın sağlanması amacıyla daha önceden inceleme talep edilen ya da görüş alman hususlar sonucunda oluşan tüm verilere ilgili birimlerin ulaşması imkanı sağlanmış olup iş gücü kaybı yaşanmaması, tekraren görüş alınmasının önüne geçilmesi ve işlem sürelerinin kısaltılması hedeflenmiştir. Ayrıca, denetim sürecinin iyileştirilmesi ve etkinliğin artırılması amacıyla tüm personelimizin uzmanlaşmasına yönelik eğitimler de etkin şekilde gerçekleştirilmiş olup ilk etapta Mayıs 2024 itibariyle Makine Direktifi konusunda Uzman Komisyon marifetiyle inceleme ve görüş talepleri incelenmeye başlanmış ve süreçler daha hızlı ve etkin duruma getirilmiştir.

6-Tareks sistemi üzerinden (Marka, Model dışında) Düzeltilme yapılamadığından dolayı dosyamızı Tareks sistemi üzerinden iptal edilip tekrardan başvuru yapılmaktadır. Tareks sistemi üzerinden denetime sevk edilen başvurularda, ilgili tebliğ ekinde yer alan evrakların yüklenmesi talep edilmektedir. Bu doğrultuda TAREKS sisteminin kurgusu gereği TAREKS sistemi üzerinden evraklar BELGE TÜRÜ seçilerek, sadece o belgeye ait PDF dosyaları ayrı ayrı yüklenebilmektedir. Ancak özellikle son zamanlarda, Enstitünüze sevk edilen denetim başvurularımızda dosyalar uzun süre bekledikten sonra sistemde yüklü olan belgelerin tek bir Pdf yapılarak sisteme tekrar yüklenmesi talep edilmekte söz konusu belgeler Enstitünüz talebi üzerine bir kez daha sisteme yüklendikten sonra yine günlerce başvurunun incelenmesi beklenilmektedir. Sistemde yüklü olan belgelerin bir kez daha sisteme yüklenme talebi ciddi anlamda zaman kaybına neden olmakta ve denetim süreleri uzun olan işlemlerin sürelerinin çok daha uzamasına sebebiyet vermektedir.

Ticaret Bakanlığı TAREKS sistemi ve Enstitümüz Belge Net sistemi entegrasyonu ile tarafımıza iletilen başvurularda, ithalatçı firmalar tarafından sunulan evrakların eksiksiz yüklenmesi, anlaşılabilir ve okunaklı olması esas olup özellikle çok kalemli başvurulara yönelik denetimin daha sağlıklı ve etkin yürütülebilmesi amacıyla sunulan evraklarda ithal edilmek istenen başvuru kapsamı ürünlerin ilgili evraklarda işaret edilmesi/işaretlenmesi gerektiği durumlar yaşanabilmektedir. Söz konusu başvurular için ithalatçı firmalara yapılan geri bildirimler başvurunun teknik uzmanı tarafındaki sıralamasını değiştirmemekte olup talep edilen hususlara ilişkin geri dönüşünüze müteakip sırası gelince inceleme süreci gerçekleştirilmektedir.

7-     Başvuruların denetim sürelerinin çok uzun sürmesi başvuru hakkında bilgi alma ihtiyacım daha fazla arttırmakta ancak Enstitünüzün iletişim kanalları ulaşılamaz ve bilgi alınamaz olduğundan başvurular ile ilgili somut herhangi bir bilgi alınamamaktadır.

8-     Enstitünüz tarafından daha önce alınan karar neticesinde Teknik Uzman bilgileri Belge Net sisteminden kaldırılmış ve başvurular ile ilgili bilgi edinmek için 444 0 873 no.lıı telefon paylaşılmıştır. Ancak söz konusu telefondan başvuru ile ilgili bilgi almak için yetkililere ulaşmak mümkün olmamakta, ulaşılabildiği durumlarda ise başvuru ile ilgili herhangi bir somut bilgi alınmamaktadır. Dosya ile ilgili olmayan genel mahiyette standart cevaplar verilmektedir.

9-     Başvurular ile ilgili bilgi alabilmek adına elektronik posta yöntemi ile Enstitünüz ile iletişim kurulabilen durumlarda ise başvurularla ilgili herhangi bir somut bilgi alınamamaktadır.

10-      Belge Net Sistemi firma bildirimleri sekmesi altında bulunan mesaj yazma bölümünden yapılan firma bildirimleri, teknik uzmanlar veya ilgilisi tarafindan yamtlanmamakta, söz konusu bölümden başvuru ile ilgili bilgi edinme talepleri dikkate alınmamakta ve hiçbir şekilde bilgi verilmemekte ve mesajlar yanıtlanmamaktadır. Bu doğrultuda söz konusu bölüm Enstitünüz tarafından aktif olarak kullanılmamaktadır.

11-     Enstitünüz tarafından alınan karar neticesinde heyet tespit uzman bilgileri sistemde kaldırılmış olup, söz konusu heyet tespit uzmanları ile iletişim kurulamamakta, gümrüklü sahada ilgili uzman ile buluşmada sorunlar yaşanılmakta ve söz konusu durum heyet incelemelerinin yapılamamasına sebebiyet vermektedir.

Yukarıda da belirtildiği üzere, mevcut durumda aktif olan İthalat Çağrı Merkezinin (4440873) yanında, dijital çağrı merkezi kapsamında e-posta ile İthalat İletişim Merkezi adlı ithalatiletisim@tse.org.tr elektronik posta adresi üzerinden iletilen talepler ve şikayetler anlık olarak takip edilmekte ve gereken aksiyonlar alınarak anlık olarak cevaplandırılmaktadır. Bununla birlikte, Haziran 2024 itibariyle TSE Çağrı Merkezi bünyesinde hat sayısı artırımı gerçekleştirilmiş olup gelen tüm çağrıların cevaplanması sağlanmıştır.

Ayrıca, tarafımıza iletilen Bakanlık Denetim Rehberleri ve talimatları çerçevesinde Enstitümüzce hazırlanan uygulama usul ve esaslarına ilişkin prosedürlere göre gerçekleştirilen denetimlerde, denetim kuralları uyarınca resmî elektronik sistemlerin (Ticaret Bakanlığı için TAREKS, Enstitümüz için Belge NET) kullanımı öngörüldüğünden; tüm denetim süreçlerine ilişkin bilgilendirmeler Enstitümüz Belge NET sistemi üzerinden firma veya yetkililerine hem sistem üzerinden hem de elektronik posta ile yapılmakta, firmalar ile iletişim doğrudan ilgili başvuru içeriğinde sistemdeki firma bildirimleri kısmından ve ilave mesajlaşma bölümünden sağlanmakta, yapılan tüm işlemler kayıt altına alınmakta olup aktarılacak olan tüm dokümanların ve bilgilendirmelerin sistem üzerinden yapılması önem arz etmektedir. Bu minvalde, ilgili uzmana aktarılacak olan bilgilendirmelerin sistem üzerinden yapılması önem arz etmekte olup yapılan iyileştirmeler neticesinde firmaların uzman bilgisine veya kendisine direk olarak ulaşılmasına gerek bulunmadığı değerlendirilmektedir.

Enstitümüzce gerçekleştirilen denetimlere ilişkin süreler, başvuru muhteviyatı ürünlerin durumu, ürünlerin içerdiği riskler, deney işlemlerinin farklı sürelerde tamamlanması, incelenmesi gereken evrakların sayısı ve muhteviyatı ile başvuruda tespit edilen eksiklikler sebebiyle firmaya yapılan geri bildirimler ve firmanın uygun evrakları/açıklamaları tarafımıza sunma süresine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmektedir. Süreci uzayan başvurularda ise, ithalat öncesinde firmaların mevzuatlara hakim olmaması, ithal etmek istedikleri ürünlere dair uygun teknik dokümanları (test raporu, sertifika, tip onay belgesi, vb.) önceden temin etmiş olmamaları ve ithalat denetimi aşamasında üreticiden temin etmeye çalışmaları ve/veya ürünlerin zaten söz konusu raporlarının bulunmamasına dayalı olarak Ticaret Bakanlığınca ithalatçı firmaya tanınan 120 gün temin süresini kullanmalarından kaynaklı olduğu görülmektedir.

7- Başvurusu yapılan bazı ürün gurupları için TAREKS sistemi otomatik olarak teste yönlendirmekte ve heyet aşamasında numuneler alınmak suretiyle ilgili test kuruluşu tarafından teste gönderilmektedir. Test durumlarınca tüm ürünlerin test işlemlerinin yapılamadığı durumlarda uygunluk verilmekte ya da test raporu istenilmektedir. Ürünlerden numune alınması, kargo süreci ve kuruma teslim süreci minimum 3-4 günlük bir süreyi kapsamakta olup, ayrıca test kurumuna ulaşmasını takiben test sırası beklenilmektedir. Testi yapılamayan ürünlerin dosyalan için minimum bir hafta ila 10 gün aralığında laboratuvar yazışmaları sonucunda karar aşamasına gelinmektedir. Oysaki testi yapılamayan ürünler kurumumuz uzmanlarınca bilinmekte olup, heyete gönderilme aşamasında heyet birimine gerekli bildirim yapılmak suretiyle bu gereksiz bürokrasinin ortadan kaldırılabileceği değerlendirilmektedir.

TAREKS risk analizi sonucunda Enstitümüze fiili denetimi yapılmak üzere yönlendirilen başvuru süreçlerinde test raporlarının talep edilmesine ilişkin hususlar Ticaret Bakanlığı Ürün Güvenliği ve Denetimi Genel Müdürlüğünce belirlenmekte olup Denetim Rehber ve talimatları ile Enstitümüze iletilmektedir. Buna göre, 9 sayılı Tebliğe ilişkin Enstitümüzce gerçekleştirilen denetimler kapsamında TAREKS risk analizince indirgenmiş deneyi yapılmak üzere yönlendirilmiş olmasına rağmen ürün özelliği sebebiyle deneylerinin yapılamaması durumunda test raporları talep edilebilmektedir. Bununla birlikte, TAREKS risk analizinin deneyleri yapılabilir olduğu bilinen ürünleri deneye yönlendirmesi haricinde, listede olmayan ürünleri de yönlendirebildiği durumlarla karşılaşılmakta olup Bakanlık Denetim Rehberindeki kural gereğince ürünlerin deneyinin yapılarak denetim sürecinin tamamlanması hedeflenmektedir. Ayrıca, süreçlerde gecikme yaşanmaması adına heyet birimlerimize sadece deneyinin yapılabildiği bilinen ürünlerden numune alınması talimatı iletilmiştir.

8- TSE Belgenet sisteminde dekont kontrolü sırasında veya ön incelemede olan dosyalar için talep edilen tutarlar ile dosya kapandıktan sonra oluşan faturalar arasında tutar farkı oluşmaktadır. Bu tutar farkları çoğunlukla mevcut olup, iade alma süreçleri ek işgücü oluşturup, zaman kaybı yaratmaktadır.

Talep edilen tutar ile sistem üzerinden oluşturulan fatura tutarlarının birebir olması sağlanması önem arz etmektedir.

Yukarıda da belirtildiği üzere, 2024 yılı itibariyle ithalat denetimi hizmet ücretleri model bazlı hesaplama yöntemine geçilerek sadeleştirilmiştir. Buna göre, başvuru kabul (ön inceleme) aşamasında denetim ücreti etkin ve hızlı şekilde hesaplanarak (deney ücreti, rapor inceleme ücreti ve ilave fiziki muayene ücreti gibi ilave ücretler hariç) oluşan ücretler talep edilmektedir. Bununla birlikte, ithalatçı firmaların fazla yatırılan ücret iadesinden ziyade mükerrer yatırmış olduğu ücretlerin iadesine ilişkin talepleri ile sıklıkla karşılaşılmaktadır. Ayrıca, mali kontrol (dekont kontrol) sürelerinin iyileştirilmesi amacıyla taslak fatura oluşması sağlanarak, başvurunun sonuçlanmasına müteakip fatura oluşturulması sağlanmış ve 2024 yılı Ocak ayında e-fatura sistemine geçilmiştir.

Bu çerçevede, Enstitümüzce gerçekleştirilen ithalatta uygunluk denetimi faaliyetlerinin daha etkin bir şekilde sürdürülebilmesi amacıyla hayata geçirilen projeler ile hızlanmasına yönelik düzenlemeler gerçekleştirilmiş olup; denetim süreçlerinin mevzuat ve imkânlar dâhilinde kısaltılması ve hizmet kalitesinin arttırılmasını teminen sürekli iyileştirme prensibiyle çalışmalar devam etmektedir.

Bilgilerinizi rica ederim.

Aykut KIRBAŞ
Genel Sekreter

Dağıtım :

Ankara Gümrük Müşavirleri Derneğine
Bursa Gümrük Müşavirleri Derneğine
İstanbul Gümrük Müşavirleri Derneğine
İzmir Gümrük Müşavirleri Derneğine
Mersin Gümrük Müşavirleri Derneğine

Ticaret Bakanlığı İçin Tıklayınız.

Mevzuatlara Dönmek İçin Tıklayınız.